Когда компании выгодно передать печать подрядчику

 

Печать документов кажется простой и привычной задачей, однако для компании она может становиться отдельной статьей расходов. Необходимо закупать картриджи и бумагу, обслуживать принтеры и МФУ, устранять неисправности и следить за тем, чтобы техника не простаивала.

При большом объеме документооборота часть этих задач можно передать специализированной организации. Такой подход называют аутсорсингом печати.

Разберем, когда компании выгодно передать обслуживание печатной инфраструктуры подрядчику и какие преимущества это дает бизнесу.

Что означает передача печати на аутсорсинг

Аутсорсинг печати предполагает, что обслуживанием печатающей техники занимается внешний подрядчик.

В зависимости от условий сотрудничества специалист может отвечать за:

• обслуживание принтеров и МФУ;

• заправку и восстановление картриджей;

• ремонт оборудования;

• поставку расходных материалов;

• диагностику неисправностей;

• профилактическое обслуживание;

• контроль технического состояния техники.

Таким образом, сотрудники компании занимаются своими рабочими задачами, а технические вопросы, связанные с печатью, передаются специалистам.

Когда аутсорсинг становится выгодным

Не каждой компании обязательно передавать печать подрядчику. Однако такой формат особенно актуален при определенных условиях.

В компании много принтеров и МФУ

Если организация использует несколько десятков печатающих устройств, самостоятельно контролировать их состояние становится сложнее.

Для каждого принтера необходимо учитывать:

• модель;

• состояние;

• ресурс картриджа;

• необходимость ремонта;

• дату последнего обслуживания;

• наличие расходных материалов.

Подрядчик может централизованно заниматься этим оборудованием.

Большой объем печати

Чем больше документов печатает компания, тем выше нагрузка на технику.

При интенсивной эксплуатации быстрее расходуются картриджи и изнашиваются механические компоненты.

Регулярное обслуживание позволяет заранее выявлять проблемы и снижать количество простоев.

Сотрудники тратят время на обслуживание техники

Если бухгалтер, менеджер или секретарь самостоятельно занимается заменой картриджей, поиском расходных материалов или устранением небольших неисправностей, компания фактически оплачивает это время.

Передача технических задач подрядчику позволяет сотрудникам сосредоточиться на основной работе.

Какие расходы можно контролировать

При самостоятельной организации печати расходы могут складываться из множества отдельных позиций:

• покупка картриджей;

• заправка;

• ремонт;

• запасные части;

• бумага;

• обслуживание;

• время сотрудников;

• простои оборудования.

При работе с подрядчиком проще сформировать понятную систему расходов на обслуживание печатной техники.

Это позволяет оценивать стоимость печати и планировать бюджет.

Снижение риска простоев

Для некоторых подразделений принтер является необходимым рабочим инструментом.

Например, бухгалтерия может регулярно печатать документы, а отдел логистики — накладные и сопроводительные материалы.

Если принтер неожиданно выходит из строя, сотрудники не всегда могут самостоятельно определить причину неисправности.

При наличии сервисного подрядчика технические проблемы можно решать быстрее, а профилактическое обслуживание позволяет заранее обнаруживать изношенные компоненты.

Подрядчик может заниматься картриджами

Одним из наиболее удобных элементов аутсорсинга является регулярное обслуживание картриджей.

Вместо постоянной покупки новых расходников компания может организовать профессиональную заправку и восстановление подходящих картриджей.

Специалист может:

• проверить состояние картриджа;

• выполнить очистку;

• заправить его;

• заменить изношенные компоненты;

• провести тестовую печать.

Это особенно актуально для организаций с большим объемом монохромной печати.

Когда аутсорсинг может быть не нужен

Если в компании один небольшой принтер, который используется несколько раз в неделю, передача всей печати подрядчику может быть избыточной.

В такой ситуации достаточно периодически заказывать картриджи и обращаться в сервис по мере необходимости.

Аутсорсинг становится более оправданным по мере увеличения количества техники, объема печати и стоимости простоев.

Как понять, выгоден ли аутсорсинг

Перед принятием решения стоит оценить реальные расходы компании за несколько месяцев.

Можно посчитать:

• сколько тратится на картриджи;

• сколько стоит их заправка;

• сколько расходуется на ремонт;

• сколько времени сотрудники тратят на обслуживание;

• как часто происходят простои;

• сколько принтеров используется;

• какой объем документов печатается.

После этого расходы можно сравнить со стоимостью обслуживания у специализированного подрядчика.

Такой расчет позволит понять, действительно ли передача печати на аутсорсинг будет экономически оправданной.

Преимущества для компании

При правильной организации аутсорсинг печати позволяет:

• сократить нагрузку на сотрудников;

• контролировать расходы на оргтехнику;

• своевременно обслуживать оборудование;

• снизить количество простоев;

• регулярно заправлять картриджи;

• продлевать срок службы принтеров и МФУ;

• получать техническую поддержку без содержания собственного специалиста.

Особенно удобен такой подход для организаций с большим документооборотом и несколькими единицами печатающей техники.

Заключение

Передача печати подрядчику может быть выгодна компаниям, которые используют много принтеров и МФУ, регулярно печатают большие объемы документов и сталкиваются с необходимостью постоянного обслуживания техники.

Аутсорсинг позволяет передать специалистам заправку картриджей, диагностику, профилактику, ремонт и другие технические задачи. В результате сотрудники компании меньше отвлекаются от основной работы, а состояние печатающей техники контролируется системно.

Перед заключением договора стоит сравнить текущие расходы компании с предполагаемой стоимостью обслуживания. Если затраты на картриджи, ремонт, простои и обслуживание достаточно высоки, аутсорсинг печати может стать удобным способом оптимизировать работу с оргтехникой.

Контакты для сотрудничества

Сайт: https://tehzapravka.ru/
Телефон: +7 (4722) 411-411
E-mail: tehzapravka@yandex.ru